TIETOSUOJAILMOITUS
TIETOSUOJASELOSTE on EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artiklat 13 ja 14
Laadittu: [11.6.2019]
Rekisterinpitäjä
Ethnos ry
Rekisterinpitäjän edustajana toimii seuran voimassaolevan hallituksen esimies ja sihteeri.
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö: Sihteeri [Piia Myllykoski 08/2019 alkaen] sihteeri@ethnosry.org
Rekisteriä ylläpidetään verkkopohjaisen Yhdistysavain -palvelun avulla (https://www.yhdistysavain.fi/)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käytetään seuran jäsenkirjeiden ja jäsenmaksulomakkeiden lähettämiseen sekä ajankohtaisista asioista tiedottamiseen. Oikeusperusteena on rekisteröidyn suostumus, rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (Yhdistyslaki 1989/503 § 11) sekä yleistä etua koskeva tehtävä (henkilön asemaa, tehtäviä tai niiden hoitoa kuvaavat tiedot). Käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot, niiden käsittely ja suojaus. Henkilötiedot (nimi, postiosoite ja sähköpostiosoite) saadaan rekisteröidyltä itseltään. Jäsenyys edellyttää ajantasaisia yhteystietoja ja on voimassa, kunnes jäsen ilmoittaa erostaan tai jättää jäsenmaksun toistuvasti maksamatta. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilön tiedot poistetaan jäsenrekisteristä. Jäsenen nimi ja sähköpostiosoite listataan Yhdistysavain -palveluun. Tietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja niitä käsitellään luottamuksellisesti. Jäsentietoja ei luovuteta seuran ulkopuolisille tahoille. Ohessa yhdistysavaimen tietosuojaliite.
Yhdistysavain -palvelun kautta ylläpidetään sähköpostilistaa, minkä kautta lähetetään sähköpostia jäsenmaksuihin ja seuran tiedotteisiin liittyen. Lisäksi seura ylläpitää sähköpostilistaa (ethnos@lists.utu.fi), joka on tarkoitettu jäsenille sekä muille seuran toiminnasta kiinnostuneille ja jonne voi liittyä ja erota vapaasti. Sähköpostilistaa hallinnoi sihteeri. Seuran toimihenkilöt ovat nähtävillä seuran verkkosivuilla. Johtokunnan kokoonpano ja tarvittavat yhteystiedot päivitetään toimikausittain. Seuran järjestämien tilaisuuksien yhteydessä muodostuvia osallistujalistoja säilytetään niin kauan, kunnes tapahtuma on saatu kokonaisuudessaan päätökseen. Jäsentietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Automaattisia päätöksiä ei tehdä.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot tai poistaa ne olemalla yhteydessä seuran sihteeriin. Muuttuneet yhteystiedot voi päivittää yhdistysrekisteri.fi -palvelussa. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.